Wann sich ein Prozess automatisieren lässt: vier Anzeichen aus Wareneingang und Abschreibung

Ob sich ein Prozess automatisieren lässt, entscheidet nicht die Technik, sondern die Frage, ob jemand den Weg aufschreiben kann. Vier Anzeichen sprechen dafür: derselbe Wert wird mehrfach erfasst, die Regeln sind benennbar, der Fehler wird spät bemerkt, und niemand kann sagen, wie oft der Fall auftritt.

Vier Anzeichen, dass sich ein Prozess automatisieren lässt

Derselbe Wert wird mehrfach erfasst. Eine Menge steht auf dem Lieferschein, wird in eine Tabelle getippt und später ins führende System übernommen. Jede Wiederholung ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher, und keine der drei Stellen weiß von den anderen.

Die Regeln sind benennbar. Wer den Ablauf kennt, kann in zwei Sätzen sagen, was in welchem Fall zu tun ist: Abweichung unter der Toleranz wird gebucht, darüber geht sie an den Einkauf. Ein Ablauf, für den sich diese zwei Sätze nicht finden lassen, ist nicht reif — er ist noch eine Einzelfallentscheidung.

Der Fehler wird spät bemerkt. Zwischen dem falschen Wert und dem Moment, in dem er auffällt, liegen Tage oder ein Monatsabschluss. Je länger diese Strecke ist, desto aufwendiger wird die Korrektur — und desto größer ist der Gewinn einer Prüfung, die sofort läuft.

Niemand kennt die Häufigkeit. Auf die Frage, wie oft ein Fall im Monat vorkommt, folgt eine Schätzung. Das ist kein Vorwurf, sondern ein Befund: Der Ablauf ist nirgends gezählt. Fast immer bringt schon das Messen mehr als die eigentliche Automatik.

Wareneingang: derselbe Zettel, dreimal erfasst

Der Wareneingang zeigt alle vier Anzeichen auf einmal. Der Fahrer bringt den Lieferschein, im Lager wird gegengezählt, die Abweichung landet auf einem Notizzettel, abends tippt jemand die Position ins System, und die Rechnung des Lieferanten prüft am Monatsende eine dritte Person gegen eine vierte Quelle.

Auffällig ist dabei nicht die Anzahl der Schritte, sondern die Richtung der Information: Sie fließt nur nach oben. In der Halle weiß niemand, ob die Abweichung von vorgestern jemals geklärt wurde. Deshalb beginnt hier die Arbeit nicht mit einem Scanner, sondern mit einem Blatt Papier, auf dem der Weg steht — mit allen Ausnahmen, die die Beteiligten aus dem Kopf nennen können.

2 536 Lagerbelege: Abschreibung mit Grund statt Vermutung

Wie viel ein Messwert wert ist, zeigte ein Projekt im Einzelhandel einer Bäckerei und Konditorei. Was weggeworfen, intern verbraucht oder verschenkt wurde, blieb im Kassensystem des Anbieters liegen und kam nie beim Inhaber an. Das System hat keine öffentliche Schnittstelle, seine Lagerbelege lassen sich weder nach Datum filtern noch seitenweise vergrößern — Schwund war eine Vermutung.

Ein Konnektor liest die Lagerbelege unter einer regulären Sitzung aus; ein nächtlicher Lauf legt Abschreibungen mit Grund, Umlagerungen und Wareneingänge samt Positionen in die Datenbank. Auswertbar sind seither 2 536 Lagerbelege mit 11 637 Positionen aus acht Verkaufsstellen, nach Grund, Betrieb und Artikel. Bei 96,3 % der Belege ist der Grund erkannt; im letzten Jahr liegt der Anteil höher.

Ein Detail daran ist wichtiger als die Zahlen: Der Lauf urteilt je Kasse. Eine einzelne ausgefallene Verkaufsstelle färbt den Lauf rot, statt in der Summe unterzugehen. Eine Auswertung, die aus acht Betrieben eine Zahl macht, verliert genau den Fall, wegen dem man sie gebaut hat.

Erst im Schattenlauf, dann scharf

Zwischen „der Ablauf ist beschrieben“ und „die Automatik übernimmt“ liegt ein Schritt, den wir nie auslassen: Der neue Weg läuft zunächst mit, ohne etwas zu schreiben. Er rechnet still auf den echten Daten, und sein Ergebnis wird täglich gegen das Ergebnis der bisherigen Handarbeit gestellt.

Dieser Schattenlauf beantwortet die einzige Frage, die vorher niemand zuverlässig beantworten kann: In welchen Fällen entscheidet die Regel anders als der Mensch, und wer hat recht? Jede Abweichung ist entweder ein Fehler der Regel oder eine Ausnahme, die im Gespräch nicht genannt wurde. Beides will man vor der Umstellung wissen und nicht danach.

Und hier das ehrliche Gegenstück: Manchmal endet der Schattenlauf mit einem Nein. Wenn die Regel in jedem fünften Fall anders entscheidet als der Meister und sich die Abweichungen nicht auf benennbare Gründe zurückführen lassen, automatisieren wir den Ablauf nicht. Wir machen ihn dann sichtbar — gezählt, mit Historie, mit Hinweis auf den Ausreißer — und die Entscheidung bleibt beim Menschen.

Prozess automatisieren: so entscheiden wir mit

Wir fangen mit dem Messen an, nicht mit dem Bauen: Häufigkeit, Bearbeitungsweg, Fehlerbild. Was dann automatisiert wird, steht mit seinen Ausnahmen in der Leistungsbeschreibung, und dieselben Sätze sind der Maßstab der Abnahme des Ergebnisses; ob die Arbeit als Werkvertrag mit abgenommenem Ergebnis oder fortlaufend geführt wird, richtet sich danach, wie fest dieser Umfang steht. Den Weg zwischen Halle, Lager und den führenden Systemen übernimmt danach unsere Prozessautomatisierung zwischen Halle, Lager und ERP.